Come RoomCare tratta i tuoi dati.
Questa informativa spiega quali dati personali RoomCare raccoglie, per quali finalità e come li protegge — nell’app mobile, nella dashboard web, nell’API e su questo sito. Data di efficacia: 16 settembre 2026.
A chi si rivolge questa informativa, e chi siamo
“RoomCare”, “noi” o “nostro/a” indica Almaware S.r.l., con sede in Via Camozzi 111, 24121 Bergamo (BG) (P.IVA 03779610165). RoomCare offre una piattaforma di segnalazione manutentiva basata sulla voce, pensata per hotel e gestori di case vacanza, composta da un’app mobile (iOS e Android), una dashboard web all’indirizzo app.roomcare.app, un’API all’indirizzo api.roomcare.app e questo sito all’indirizzo roomcare.app (di seguito, il “Servizio”). Questa informativa si applica a tutti questi ambienti.
Il personale di un hotel o di una struttura ricettiva percorre le camere, registra una breve nota vocale e scatta alcune foto tramite l’app. La nostra intelligenza artificiale trascrive la registrazione, la suddivide in un elenco di problemi e associa le foto ai problemi corrispondenti; il personale di manutenzione visualizza poi il report risultante nell’app, nella dashboard web o in formato PDF.
Trattandosi di un prodotto business-to-business, questa informativa descrive due situazioni distinte, spiegate per esteso nella sezione successiva: i dati relativi alle organizzazioni e alle persone che acquistano e amministrano RoomCare (dove siamo titolari del trattamento), e i dati che un’organizzazione cliente carica sulla propria attività e sul proprio personale per gestire il proprio lavoro (dove agiamo come responsabile del trattamento, su istruzione di quell’organizzazione).
Chi è responsabile dei tuoi dati
Il GDPR chiede a ogni organizzazione che tratta dati personali di sapere se agisce come “titolare del trattamento” (decide perché e come i dati vengono trattati) o come “responsabile del trattamento” (tratta i dati su istruzione di qualcun altro). RoomCare riveste entrambi i ruoli, a seconda dei dati in questione.
Quando RoomCare è titolare
Siamo titolari del trattamento per i dati relativi all’account dell’organizzazione cliente e ai suoi amministratori: dati di registrazione, contatti degli amministratori e dei membri usati per gestire l’account, comunicazioni relative a fatturazione e al rapporto commerciale, richieste inviate tramite questo sito e email di assistenza che ci scrivi. Decidiamo noi perché e come questi dati vengono trattati, e questa informativa li disciplina direttamente.
Quando RoomCare è responsabile
Quando un’organizzazione cliente (un hotel o un gestore di case vacanza, il “Cliente”) usa RoomCare per gestire la propria attività di manutenzione, i dati che carica e genera — registrazioni vocali, foto, trascrizioni, dati su camere e strutture, report, problemi, commenti e gli account del proprio personale — appartengono a quel Cliente. Il Cliente è titolare di quei dati; RoomCare li tratta solo su istruzione documentata del Cliente, in base a un accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell’articolo 28 del GDPR (disponibile su richiesta a privacy@roomcare.app).
Se sei un ospite, un dipendente di uno dei nostri Clienti, o comunque una persona i cui dati compaiono in un report, e hai una domanda su quei dati, ti chiediamo di contattare direttamente l’organizzazione cliente interessata: è lei a controllarli, e noi agiamo solo su sue istruzioni. RoomCare assiste i propri Clienti nel rispondere a queste richieste, come previsto dall’articolo 28 del GDPR.
Dati che trattiamo
Dati dell’account
Nome, indirizzo email, password sottoposta a hashing, ruolo, nome dell’organizzazione e lingua preferita.
Registrazioni vocali e trascrizioni
L’audio registrato quando segnali un problema in camera, e la trascrizione testuale generata dalla nostra AI.
Foto
Immagini scattate o allegate per documentare un problema di manutenzione.
Dati su camere e strutture
Codici e nomi delle camere, dettagli delle strutture e gli attributi che un Cliente configura per il proprio registro.
Report, problemi e commenti
L’elenco dei problemi estratti da un report dalla nostra AI, il loro stato e assegnazione, e gli eventuali commenti aggiunti dal personale di manutenzione.
Dati tecnici
Indirizzo IP e log delle richieste conservati sui nostri server, e i token di sessione usati per mantenere l’accesso.
Permessi richiesti dall’app mobile
- Microfono — per registrare la nota vocale che descrive un problema.
- Fotocamera — per fotografare il problema che stai segnalando.
- Libreria foto — per allegare una foto già esistente invece di scattarne una nuova.
Non chiediamo l’accesso alla tua posizione, ai tuoi contatti né ad alcun identificativo pubblicitario. L’app non contiene alcun SDK di terze parti per analisi statistiche o crash reporting, e non ti traccia tra app o siti diversi.
Come usiamo i tuoi dati, e su quale base giuridica
- Per fornire il Servizio — catturare, trascrivere e strutturare i report, e mostrarli nell’app, nella dashboard e nel PDF — necessario all’esecuzione del contratto con l’organizzazione cliente (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR).
- Per gestire account e rapporti commerciali — rispondere a registrazioni, richieste e richieste di assistenza, e inviare email transazionali come conferma dell’account, reimpostazione della password, inviti e notifiche — necessario all’esecuzione del contratto o nel nostro legittimo interesse a gestire il Servizio (art. 6, par. 1, lett. b/f).
- Per mantenere sicuro il Servizio — applicare l’isolamento tra organizzazioni clienti, individuare abusi e mantenere log per la risoluzione di problemi tecnici — nel nostro legittimo interesse a proteggere il Servizio e i suoi utenti (art. 6, par. 1, lett. f).
- Per adempiere a obblighi di legge — quando siamo tenuti a conservare o comunicare determinati dati (art. 6, par. 1, lett. c).
- Per misurare il traffico di questo sito — con un sistema di analisi statistica senza cookie, autogestito e senza profilazione personale — nel nostro legittimo interesse a comprendere l’uso aggregato del sito (art. 6, par. 1, lett. f).
Con chi condividiamo i dati
Ci avvaliamo di un numero ristretto di fornitori specializzati per far funzionare il Servizio. Non vendiamo dati personali e non li condividiamo con nessuno per finalità di marketing proprie.
- Hetzner Online GmbH (Germania, UE) — ospita i nostri server applicativi, il database PostgreSQL e lo storage a oggetti compatibile S3.
- Amazon Web Services EMEA (Amazon SES, regione eu-west-1 Irlanda, UE) — invia le email transazionali: conferma account, reimpostazione password, inviti e notifiche.
- OpenRouter, Inc. (USA) — instrada le richieste di intelligenza artificiale per trascrizione vocale, strutturazione dei report e abbinamento delle foto. Dettagli di seguito.
- Umami autogestito (analytics.almaware.net) — analisi statistica del sito roomcare.app senza cookie e senza profilazione personale.
Tramite OpenRouter, le registrazioni audio e le relative trascrizioni vengono inviate principalmente a Microsoft MAI-Transcribe-2, ospitato su Microsoft Azure negli Stati Uniti, per la trascrizione vocale, e — qualora questo servizio non sia disponibile — in via sussidiaria a Whisper di OpenAI (modello large-v3-turbo). La trascrizione e le foto del report vengono poi inviate a Google Gemini (attualmente Gemini 2.5 Flash), che suddivide la trascrizione in un elenco di problemi, abbina ogni foto al problema che mostra e, se necessario, traduce il report. Utilizziamo questi fornitori in base ai loro termini commerciali per le API, solo per erogare il Servizio, e non consentiamo loro di usare i dati per finalità proprie, come l’addestramento dei loro modelli.
Trasferimenti internazionali dei dati
OpenRouter, la regione statunitense di Microsoft Azure, OpenAI e Google possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Questi trasferimenti si basano sulle Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea e, se il destinatario è certificato, sull’EU-US Data Privacy Framework. Hetzner e Amazon Web Services EMEA trattano e conservano i dati all’interno dell’UE, per cui nessun trasferimento di questo tipo riguarda l’infrastruttura di hosting e di invio email.
Conservazione dei dati
- I dati sono conservati finché l’account dell’organizzazione cliente resta attivo.
- Il titolare di un’organizzazione può cancellare in modo permanente l’organizzazione e tutti i suoi dati in qualsiasi momento, dall’app mobile (Impostazioni → Elimina account). Questo cancella immediatamente e in modo permanente i report dell’organizzazione insieme ai relativi audio e foto, le sue camere e strutture, tutti gli account dei membri, le sessioni e gli inviti in sospeso.
- I singoli membri (diversi dal titolare) vengono rimossi da un’organizzazione dal titolare o da un manager dell’organizzazione stessa.
- I link per la reimpostazione della password scadono dopo 60 minuti e possono essere usati una sola volta.
- RoomCare può applicare un limite automatico di conservazione di 365 giorni ad audio e foto dei report; al momento non è attivo.
- I backup vengono eseguiti ogni giorno e ogni copia è conservata per 90 giorni e poi cancellata definitivamente: i dati eliminati dal Servizio scompaiono quindi anche dai backup entro 90 giorni.
Sicurezza
- HTTPS ovunque
- Le password sono sottoposte a hashing, mai conservate in chiaro
- Isolamento tra organizzazioni clienti applicato sia a livello applicativo sia tramite row-level security del database
I tuoi diritti secondo il GDPR
Alle condizioni previste dagli articoli da 15 a 22 del GDPR, hai diritto di chiedere l’accesso ai tuoi dati personali, la loro rettifica, cancellazione o portabilità, di limitarne o opporti al trattamento, e di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato.
Per esercitare questi diritti sui dati per cui RoomCare è titolare del trattamento — i dati del tuo account o del rapporto commerciale descritti sopra — scrivici a privacy@roomcare.app. Non abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati, poiché i nostri trattamenti non lo richiedono ai sensi dell’articolo 37 del GDPR.
Se i tuoi dati compaiono all’interno di un report nell’ambito dell’uso di RoomCare da parte di un’organizzazione cliente — dove RoomCare agisce come responsabile del trattamento — ti chiediamo di rivolgere la richiesta a quell’organizzazione: è lei a controllare i dati e noi agiamo solo su sue istruzioni. Assisteremo l’organizzazione per ogni richiesta di questo tipo che ci trasmetta.
Hai inoltre il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, in particolare il Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), oppure all’autorità di controllo dello Stato membro dell’UE in cui risiedi.
Privacy dei minori
Il Servizio è uno strumento di lavoro pensato per il personale del settore ricettivo e non è rivolto, né viene consapevolmente usato per raccogliere dati, a minori di 16 anni.
Decisioni automatizzate
La nostra intelligenza artificiale struttura una registrazione vocale in un elenco di problemi per aiutare il tuo team di manutenzione a lavorare più velocemente; non adotta alcuna decisione automatizzata che produca effetti giuridici o similmente significativi su una persona; sono le persone del tuo team a decidere come intervenire su ciascun problema.
Modifiche a questa informativa
Potremmo aggiornare questa informativa di tanto in tanto, ad esempio quando cambiano il Servizio o i fornitori che lo supportano. Pubblicheremo la versione aggiornata qui con una nuova data di efficacia e, quando una modifica è rilevante, faremo ragionevoli sforzi per avvisare direttamente gli amministratori degli account.
Contatti
Titolare del trattamento: Almaware S.r.l., Via Camozzi 111, 24121 Bergamo (BG) (P.IVA 03779610165).
Domande o richieste sulla privacy: privacy@roomcare.app